Quanti gadget portare a una fiera? Come stimare le quantità

Per capire quanti gadget portare a una fiera, il numero di visitatori annunciato dagli organizzatori è spesso il primo dato che si guarda. Aiuta a capire le dimensioni dell’evento, ma non dice quante persone si fermeranno allo stand e, soprattutto, quante riceveranno un omaggio.

Il primo passo è stabilire a chi verranno distribuiti i gadget e in quali occasioni. Una penna lasciata a disposizione sul banco e un omaggio consegnato dopo un incontro commerciale seguono logiche diverse.

I visitatori della fiera non sono quelli dello stand

Una manifestazione può richiamare migliaia di persone, ma soltanto una parte entrerà in contatto con l’azienda. Alcuni visitatori si fermeranno per una conversazione, altri passeranno senza entrare.

Se l’azienda ha già partecipato alla stessa fiera, i dati delle edizioni precedenti sono il riferimento più concreto. Quanti incontri sono stati gestiti? Quante persone si sono fermate? E quanti gadget sono stati effettivamente distribuiti?

Quando manca uno storico, gli appuntamenti già fissati offrono una prima base. Per i contatti spontanei la previsione è meno precisa: durata dell’evento, caratteristiche del pubblico e attività prevista allo stand aiutano a costruire una stima, che resta comunque da verificare.

Una fiera B2B organizzata soprattutto intorno agli incontri commerciali ha esigenze diverse da una manifestazione aperta al grande pubblico, dove gli articoli possono essere distribuiti anche senza una conversazione.

Come stimare le quantità per ogni tipo di gadget

Si parte distinguendo gli articoli previsti e i destinatari. Per ciascuna modalità di distribuzione cambia il riferimento da utilizzare per stimare le quantità.

Il conteggio va fatto separatamente per ogni prodotto. Se sono previste penne per la distribuzione libera e taccuini per gli incontri commerciali, servono due stime distinte. Se una persona riceve entrambi gli articoli, va conteggiata una consegna per ciascuno.

Quando i dati sono incerti, si possono confrontare diverse ipotesi di affluenza.

Si ottiene così una prima stima delle quantità da distribuire, da confrontare successivamente con le caratteristiche della fornitura.

Nel blog abbiamo già affrontato il tema di come utilizzare i gadget promozionali durante gli eventi.

La quantità da distribuire non coincide sempre con quella da ordinare

La stima degli articoli necessari durante la fiera è il punto da cui partire. Prima di confermare l’ordine, però, bisogna confrontarla con le caratteristiche della fornitura.

I prodotti non hanno tutti gli stessi minimi d’ordine e le diverse personalizzazioni possono incidere sul prezzo in modo differente. Un quantitativo adatto a un articolo potrebbe non esserlo per un altro.

C’è poi una possibilità da considerare: i gadget devono essere utilizzati soltanto durante quella fiera oppure anche in altre occasioni?

Una shopper personalizzata con il logo aziendale, ad esempio, può essere distribuita durante manifestazioni successive o utilizzata per altre attività promozionali. La stessa shopper, con il nome e la data di una fiera, avrà invece un utilizzo molto più legato a quell’evento.

Nel primo caso può essere sensato valutare una fornitura che copra più occasioni. Nel secondo, il quantitativo va considerato con maggiore attenzione rispetto alla singola manifestazione.

Anche la quantità rientra nella scelta della fornitura: confrontare articoli con minimi d’ordine e possibilità di personalizzazione differenti permette di individuare una soluzione adatta all’utilizzo previsto.

Quanta scorta prevedere?

Anche una previsione ragionata può essere superata dall’affluenza reale. Se gli articoli terminano prima della fine della manifestazione, si perdono occasioni di distribuzione.

Per questo conviene considerare un margine di sicurezza, soprattutto quando i gadget sono destinati a un pubblico ampio e il numero delle consegne è incerto.

Non esiste una percentuale adatta a ogni evento. La scorta va valutata in base all’affidabilità della previsione iniziale e alla possibilità di utilizzare successivamente gli articoli rimasti.

Dalla previsione alla scelta dei gadget

Una volta raccolte queste informazioni, è possibile confrontare prodotti, personalizzazioni e quantitativi compatibili con il budget.

Nel catalogo Sadesign dedicato ai gadget personalizzati per eventi si trovano penne, shopper, taccuini e altri articoli con caratteristiche differenti. La scelta dipende dal pubblico che si vuole raggiungere, dalle modalità di distribuzione e dall’utilizzo previsto.

Se stai organizzando una fiera, raccontaci cosa stai preparando. Possiamo aiutarti a scegliere i gadget e a pianificare la fornitura.